Zeznania świadka w postępowaniu podatkowym – dlaczego jeden protokół może przesądzić Twoją sprawę?

W sporze z fiskusem podatnicy koncentrują się zwykle na dokumentach: fakturach, umowach, przelewach. Tymczasem o wyniku wielu postępowań podatkowych decydują zeznania świadków – kontrahentów, pracowników, księgowych.

I tu pojawia się pułapka, z której mało kto zdaje sobie sprawę - przesłuchanie przeprowadzone przed organem podatkowym jest później niezwykle trudne do podważenia.

Sąd administracyjny nie przesłucha świadka na nowo – oceni jedynie, czy organ przeprowadził postępowanie dowodowe prawidłowo. Innymi słowy: to, co znajdzie się w protokole przesłuchania, zostaje w aktach sprawy na zawsze i może przesądzić o jej wyniku.

W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego etap przesłuchań to często najważniejszy moment postępowania podatkowego i kontroli podatkowej – oraz jak nie zmarnować uprawnień, które daje podatnikowi Ordynacja podatkowa.

Zeznania świadka w postępowaniu podatkowym – dowód, który waży więcej, niż myślisz

Katalog dowodów w postępowaniu podatkowym jest otwarty – dowodem może być wszystko, co przyczyni się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. W praktyce jednak to zeznania świadków najczęściej rozstrzygają kwestie, których nie widać w dokumentach: czy usługa została faktycznie wykonana, kto rzeczywiście podejmował decyzje w spółce, czy transakcja miała treść gospodarczą, czy podatnik dochował należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta.

W sprawach dotyczących pustych faktur, karuzel VAT, cen transferowych czy odpowiedzialności członków zarządu organy podatkowe budują stan faktyczny w dużej mierze właśnie na przesłuchaniach.

Jedno niefortunne, nieprecyzyjne albo źle zaprotokołowane zdanie świadka potrafi stać się fundamentem decyzji wymiarowej – a następnie wielokrotnie cytowanym „dowodem" na kolejnych etapach sprawy.

Dlaczego przesłuchania tak trudno później podważyć?

Kluczowa jest konstrukcja sądowej kontroli decyzji podatkowych. Wojewódzki sąd administracyjny, a później Naczelny Sąd Administracyjny, nie prowadzą własnego postępowania dowodowego w takim kształcie jak organy. Sąd administracyjny nie wzywa świadków, nie przesłuchuje ich ponownie i nie konfrontuje. Może jedynie – i to wyjątkowo – dopuścić uzupełniający dowód z dokumentów.

Sąd bada natomiast, czy organ podatkowy przeprowadził postępowanie dowodowe zgodnie z przepisami: czy zebrał i rozpatrzył cały materiał dowodowy, czy nie przekroczył granic swobodnej oceny dowodów, czy umożliwił stronie udział w czynnościach. Kontroluje więc prawidłowość procesu, a nie ustala faktów na nowo.

Konsekwencja jest prosta i dla wielu podatników bolesna: treść zeznań utrwalona w protokole przesłuchania jest tym, z czym sprawa idzie dalej. Jeżeli świadek zeznał nieprecyzyjnie, został źle zrozumiany albo protokolant ujął jego wypowiedź skrótowo i tendencyjnie – a nikt nie zareagował na etapie przesłuchania – szanse na skorygowanie tego przed sądem są minimalne. Sąd zobaczy tylko protokół. I to protokołowi da wiarę.

Zatem utrwalone protokołem zeznania świadka w postępowaniu podatkowym niezwykle trudno podważyć.

Protokół przesłuchania – najważniejszy dokument, którego treść jest bagatelizowana

Przesłuchanie świadka musi być utrwalone w protokole. Protokół odczytuje się osobom biorącym udział w czynności, a każda z nich ma prawo żądać jego sprostowania lub uzupełnienia – i podpisuje go dopiero po zapoznaniu się z treścią.

W praktyce ten moment bywa traktowany jak formalność: przesłuchanie trwało dwie godziny, wszyscy są zmęczeni, protokół podpisywany jest „z marszu".

To błąd, który może kosztować całą sprawę. Protokół nie jest stenogramem – protokolant zapisuje wypowiedzi w formie przetworzonej, często skrótowej. Różnica między „nie pamiętam, czy widziałem ten towar" a „nie widziałem tego towaru" jest z perspektywy językowej drobna. Z perspektywy dowodowej – fundamentalna.

Dlatego przed podpisaniem protokołu należy go uważnie przeczytać w całości, żądać sprostowania każdego nieprecyzyjnego sformułowania i dopilnować, by do protokołu trafiły również pytania, na które świadek nie potrafił odpowiedzieć, oraz zastrzeżenia strony co do przebiegu czynności. Podpisany bez uwag protokół będzie później niezwykle trudno kwestionować.

Prawa podatnika przy przesłuchaniu świadków – wykorzystaj je, zanim będzie za późno

Ordynacja podatkowa daje stronie realne narzędzia wpływu na przebieg przesłuchań, pod warunkiem, że zostaną wykorzystane na czas:

1. Prawo do zawiadomienia – organ ma obowiązek zawiadomić stronę o miejscu i terminie przesłuchania świadka. Przesłuchanie przeprowadzone bez prawidłowego zawiadomienia to istotne naruszenie procedury.

2. Prawo udziału w przesłuchaniu i zadawania pytań – strona (i jej pełnomocnik) może uczestniczyć w czynności i zadawać świadkowi pytania. To jedyny moment, w którym można doprecyzować wypowiedzi świadka, rozbroić tezy organu i wprowadzić do protokołu okoliczności korzystne dla podatnika.

3. Prawo żądania sprostowania i uzupełnienia protokołu – zanim protokół zostanie podpisany.

4. Prawo składania wniosków dowodowych – w tym o przesłuchanie własnych świadków, o konfrontację lub o ponowne przesłuchanie, jeżeli wcześniejsze zeznania budzą wątpliwości.

5. Prawa świadka – najbliżsi podatnika mogą odmówić zeznań, a każdy świadek może odmówić odpowiedzi na pytanie, które narażałoby jego lub bliskich na odpowiedzialność karną lub karną skarbową.

   
   

Rezygnacja z udziału w przesłuchaniu to oddanie organowi pełnej kontroli nad treścią najważniejszego dowodu w sprawie. Organ zada wyłącznie własne pytania, ułożone pod z góry przyjętą tezę, a wersja zdarzeń utrwalona w protokole stanie się wersją obowiązującą.

Profesjonalny pełnomocnik przy przesłuchaniu – dlaczego obecność radcy prawnego jest kluczowa

Uprawnienia proceduralne strony istnieją na papierze niezależnie od tego, kto bierze udział w czynności. W praktyce jednak ich skuteczna realizacja w trakcie przesłuchania wymaga wiedzy i doświadczenia procesowego, i właśnie dlatego udział profesjonalnego pełnomocnika, np. radcy prawnego, ma znaczenie trudne do przecenienia.

Podatnik uczestniczący w przesłuchaniu działa samodzielnie, często po raz pierwszy w życiu, nie znając techniki zadawania pytań ani znaczenia procesowego poszczególnych sformułowań. Jako strona we własnej sprawie często traci obiektywny ogląd sytuacji, a emocje biorą górę nad racjonalną oceną przebiegu przesłuchania.

Pełnomocnik czuwa natomiast nad przebiegiem całej czynności: reaguje na pytania sugerujące lub wykraczające poza zakres sprawy, zadaje świadkowi pytania precyzujące i porządkujące, dba o to, by korzystne dla strony okoliczności rzeczywiście wybrzmiały i zostały zaprotokołowane, a na bieżąco kontroluje treść protokołu i żąda jego sprostowania, zanim zostanie podpisany.

Co istotne, pełnomocnik realizuje uprawnienia proceduralne strony niezależnie od praw samego podatnika, może uczestniczyć w przesłuchaniu, zgłaszać zastrzeżenia do sposobu prowadzenia czynności, składać wnioski dowodowe i oświadczenia do protokołu także wtedy, gdy podatnik jest obecny.

Widzi też rzecz najważniejszą, tj. dokąd zmierza organ. Pytania zadawane świadkom układają się w tezę przyszłej decyzji - doświadczony pełnomocnik odczytuje ją na wczesnym etapie i może budować przeciwdowody, zanim stan faktyczny zostanie domknięty.

W praktyce organ dobiera świadków przede wszystkim pod kątem okoliczności, które zamierza wykazać. Nie musi to oznaczać naruszenia procedury, ale powoduje, że materiał dowodowy może od początku kształtować się jednostronnie.

Pełnomocnik, obserwując kierunek postępowania, może temu przeciwdziałać: wskazać dodatkowych świadków, złożyć wnioski o przeprowadzenie innych dowodów oraz wykazać, że obraz wynikający z zeznań osób wybranych przez organ jest niepełny. Dzięki temu strona nie ogranicza się do reagowania na już zgromadzony materiał, lecz aktywnie współtworzy podstawę faktyczną przyszłego rozstrzygnięcia.

Zaangażowanie radcy prawnego dopiero na etapie odwołania lub skargi do sądu oznacza, że pełnomocnik pracuje na materiale, którego nie mógł już ukształtować. Najwięcej można ugrać, gdy czuwa nad sprawą od pierwszego przesłuchania.

Sprawę podatkową wygrywa się na etapie dowodowym

Wielu podatników traktuje postępowanie przed organem jako etap przejściowy, licząc, że „prawdziwa" walka rozegra się przed sądem administracyjnym.

To odwrócenie logiki systemu. Sąd nie przesłucha świadków na nowo, a oceni jedynie protokoły i sposób procedowania organu. Materiał dowodowy, który powstanie w postępowaniu podatkowym lub kontroli podatkowej, jest w praktyce ostateczny.

Dlatego profesjonalne wsparcie ma największą wartość właśnie na etapie przesłuchań: przygotowanie do czynności, udział pełnomocnika, przemyślane pytania do świadków i rygorystyczna kontrola treści protokołów.

Jeżeli w Twojej firmie trwa kontrola podatkowa albo postępowanie podatkowe, skontaktuj się z nami, zanim odbędą się pierwsze przesłuchania. Doradzamy przedsiębiorcom w Gdańsku, Trójmieście i w całej Polsce.