Czy członek zarządu może świadczyć usługi dla spółki w ramach JDG? Ryzyko podatkowe i praktyka

Pytanie, czy członek zarządu może świadczyć usługi dla spółki w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), regularnie pojawia się wśród przedsiębiorców.

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz „własnej” spółki w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) to jeden z najczęściej analizowanych modeli wynagradzania w spółkach kapitałowych. Szczególnie w sektorze MŚP pojawia się jako sposób na zwiększenie efektywności podatkowej – przy wykorzystaniu ryczałtu oraz kosztów po stronie spółki.

Na poziomie koncepcyjnym wszystko wydaje się spójne: osoba posiada kompetencje, świadczy usługi, wystawia fakturę, a spółka zalicza wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

Problem polega na tym, że praktyka organów podatkowych i sądów administracyjnych coraz wyraźniej pokazuje, że jest to jeden z najbardziej ryzykownych modeli współpracy B2B w relacji spółka – zarząd.

Fakturowanie własnej spółki – obszar wysokiego ryzyka podatkowego

W praktyce doradczej widać powtarzalny schemat, szczególnie w mikro i małych przedsiębiorstwach. Relacja między członkiem zarządu a spółką opiera się wyłącznie na fakturach dokumentujących usługi niematerialne – doradcze, marketingowe czy administracyjne. Brakuje natomiast umów, precyzyjnego zakresu świadczeń oraz jakiejkolwiek dokumentacji potwierdzającej faktyczne wykonanie usług.

To właśnie ten model jest dziś jednym z najsłabiej zabezpieczonych obszarów podatkowych w polskich firmach.

Z perspektywy organów podatkowych taka konstrukcja bardzo często prowadzi do wniosku, że usługi mają charakter pozorny albo sztuczny. W efekcie fiskus może zakwestionować zarówno koszt po stronie spółki, jak i sposób opodatkowania po stronie członka zarządu. W skrajnych przypadkach pojawia się również argument unikania opodatkowania, co otwiera drogę do zastosowania klauzuli GAAR.

Ryzyko nie ma charakteru teoretycznego. Coraz częściej materializuje się w kontrolach podatkowych i sporach, które kończą się doszacowaniem dochodu, odsetkami oraz sankcjami.

Szczególnie ryzykowny model: powołanie i „zarządzanie” w formule B2B

Na tym tle szczególnie problematyczny jest model, który w praktyce pojawia się bardzo często. Członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania, a równolegle świadczy na rzecz tej samej spółki usługi zarządzania w ramach JDG.

Formalnie wygląda to jak rozdzielenie dwóch ról. W rzeczywistości jest to jedna z najprostszych konstrukcji do podważenia.

Z perspektywy organów podatkowych trudno bowiem wykazać, że „usługi zarządzania” świadczone w ramach działalności gospodarczej nie pokrywają się z obowiązkami wynikającymi z pełnienia funkcji w zarządzie. W takiej sytuacji bardzo łatwo postawić zarzut sztucznego podziału wynagrodzenia i działania ukierunkowanego na osiągnięcie korzyści podatkowej.

To dokładnie ten typ modelu, który w praktyce jest traktowany jako proszenie się o spór z fiskusem.

Czy członek zarządu może świadczyć usługi dla spółki - stanowisko organów podatkowych i sądów administracyjnych

Aktualna linia interpretacyjna oraz orzecznictwo sądów administracyjnych idą w jednym kierunku: nie chodzi o samą formę współpracy, ale o jej rzeczywisty charakter.

W wyroku WSA w Poznaniu z 30 maja 2023 r. (I SA/Po 6/23) analizowano sytuację, w której członek zarządu świadczył na rzecz spółki usługi marketingowe, szkoleniowe i administracyjne, równolegle pobierając wynagrodzenie z powołania.

Sąd uznał, że taka konstrukcja może mieć charakter sztuczny i być ukierunkowana na osiągnięcie korzyści podatkowej.

To orzeczenie dobrze pokazuje kierunek: granica dopuszczalności przebiega nie na poziomie umowy, lecz realności i rozdzielenia funkcji.

Czy świadczenie usług przez członka zarządu jest dopuszczalne?

Polskie przepisy nie zakazują świadczenia usług przez członka zarządu na rzecz spółki. Taki model jest dopuszczalny, ale wyłącznie wtedy, gdy ma rzeczywisty, rynkowy charakter i nie stanowi próby przeniesienia wynagrodzenia zarządczego do korzystniejszej podatkowo formy.

Granica pomiędzy dopuszczalnym rozwiązaniem a konstrukcją ryzykowną przebiega na poziomie faktycznym, a nie formalnym. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty zakres usług oraz możliwość wykazania ich wykonania.

Kiedy taki model ma sens – przykłady z praktyki

Nie oznacza to jednak, że każda współpraca B2B między członkiem zarządu a spółką jest niedopuszczalna. Kluczowe jest to, czy można obronić jej rzeczywisty, biznesowy charakter.

Przykładem może być spółka technologiczna, w której członek zarządu jest jednocześnie programistą. Jeżeli spółka nie posiada zespołu IT, a dana osoba tworzy konkretny system lub produkt cyfrowy, łatwo wykazać, że jest to odrębna, specjalistyczna usługa.

Podobnie w przypadku spółki deweloperskiej, gdzie członek zarządu będący architektem projektuje konkretną inwestycję, albo w firmie SaaS, gdzie zarządca wykonuje audyt cyberbezpieczeństwa jako ekspert techniczny.

W takich sytuacjach kluczowe jest to, że usługa nie polega na „zarządzaniu”, lecz na dostarczeniu konkretnego rezultatu, który można zweryfikować i udokumentować.

Gdzie przedsiębiorcy popełniają błąd

Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu faktury z dowodem wykonania usługi.

Tymczasem z perspektywy podatkowej faktura nie przesądza o niczym, jeżeli nie da się wykazać, co faktycznie zostało wykonane.

Drugim problemem jest brak rozdzielenia ról. Jeżeli zakres usług pokrywa się z funkcją zarządczą, to niezależnie od formy umowy fiskus będzie traktował takie wynagrodzenie jako wynagrodzenie za zarządzanie.

Trzecim elementem jest brak podejścia rynkowego. W relacjach B2B między podmiotami powiązanymi standard dowodowy jest wyższy, a ciężar uzasadnienia ekonomicznego spoczywa na podatniku.

Podsumowanie

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz spółki w ramach JDG jest dopuszczalne, ale tylko w ściśle określonych warunkach.

W praktyce jest to jeden z najbardziej ryzykownych obszarów w strukturach MŚP – przede wszystkim dlatego, że bardzo często jest wdrażany bez odpowiedniego przygotowania.

Najbardziej narażone na zakwestionowanie są modele oparte wyłącznie na fakturowaniu usług niematerialnych oraz konstrukcje, w których dochodzi do dublowania wynagrodzenia za zarządzanie.

Jeżeli model nie jest realny, rynkowy i dobrze udokumentowany, jego obrona w trakcie kontroli jest bardzo trudna.

Jak możemy pomóc?

Jeżeli rozważasz wdrożenie modelu B2B dla członka zarządu albo już z niego korzystasz, warto przeanalizować go przed ewentualną kontrolą.

W ramach wsparcia: analizujemy ryzyka podatkowe i ZUS w istniejących strukturach, projektujemy bezpieczne modele wynagradzania członków zarządu, przygotowujemy umowy i dokumentację pod kątem kontroli, wspieramy w zabezpieczeniu rozliczeń przed organami podatkowymi.

Kontakt z kancelarią na tym etapie często pozwala uniknąć sporu, który pojawia się dopiero po kilku latach stosowania modelu.

Niniejszy materiał ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej, opinii prawnej ani rekomendacji w konkretnej sprawie. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie przedstawionych informacji bez uprzedniej, indywidualnej analizy prawnej dostosowanej do konkretnego stanu faktycznego.