Rachunek spoza białej listy – czy można naprawić błąd i zachować koszt w CIT?

Urząd skarbowy pyta o przelewy na rachunek spoza białej listy? To nie musi oznaczać utraty kosztów.

Błąd da się naprawić. Kontrahent zwraca pieniądze, a spółka płaci ponownie na prawidłowy rachunek z wykazu. Co do zasady organy podatkowe nie kwestionują takiej naprawy. Potwierdzają to kolejne interpretacje Dyrektora KIS, także te wydane w 2026 r.

Otwarte pozostaje tylko jedno pytanie: w którym roku rozliczyć naprawiony koszt i czy trzeba przy tym korygować CIT-8. A od tej odpowiedzi zależy, czy spółka zapłaci odsetki za zwłokę.

Urzędy skarbowe coraz aktywniej sprawdzają przelewy

Temat jest dziś szczególnie aktualny. Z naszej praktyki wynika, że we wrześniu 2026 r. urzędy skarbowe wyraźnie zwiększyły aktywność w tym obszarze. Coraz więcej spółek otrzymuje wezwania do wyjaśnień dotyczące konkretnych przelewów, często sprzed kilku lat. Urzędnicy zestawiają historię płatności z historycznym stanem białej listy, co pozwala szybko wskazać transakcje objęte sankcją. Rośnie też liczba wniosków o interpretacje w tej sprawie, co widać po kolejnych rozstrzygnięciach Dyrektora KIS z ostatnich miesięcy.

Najczęściej chodzi o zapłatę na rachunek niezgłoszony do białej listy, na przykład prywatny rachunek kontrahenta. Zwykle nie stoi za tym zła wola, lecz brak wiedzy i procedur weryfikacyjnych. Wielu przedsiębiorców dowiaduje się o problemie dopiero z wezwania z urzędu.

Przelew na rachunek spoza białej listy - na czym polega sankcja z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT?

Podatnik nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatku w części, w jakiej zapłacił przelewem na rachunek inny niż ujawniony w wykazie podatników VAT (białej liście) na dzień zlecenia przelewu. Sankcja dotyczy sytuacji, w której wartość transakcji z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł, a fakturę wystawił czynny podatnik VAT.

Jeżeli koszt został już ujęty w rozliczeniu, art. 15d ust. 2 nakazuje zmniejszyć koszty, a gdy to niemożliwe, zwiększyć przychody w miesiącu zlecenia wadliwego przelewu. Bez naprawy spółka traci więc koszt i musi dopłacić podatek.

Czy błąd da się naprawić? Tak – zwrot i ponowny przelew

Mechanizm naprawczy jest prosty. Kontrahent zwraca spółce środki otrzymane na nieprawidłowy rachunek, a spółka płaci ponownie, tym razem na rachunek widniejący w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Pierwotna, wadliwa zapłata zostaje w ten sposób anulowana po obu stronach, a w obrocie zostaje jedna, prawidłowa płatność.

Wymaga to jednak porozumienia z kontrahentem, co nie zawsze jest możliwe.

Sama możliwość ponownego przelewu w celu uniknięcia sankcji nie jest przedmiotem sporu z organami podatkowymi.

Istniejący spór - w którym roku rozliczyć naprawiony koszt?

Skoro naprawa jest skuteczna, pozostaje pytanie, czy koszt zostaje w roku, w którym go pierwotnie rozliczono, czy trzeba go przenieść na rok ponownego przelewu. Od odpowiedzi zależy, czy spółka będzie musiała korygować CIT-8 i dopłacać podatek z odsetkami. W tej kwestii Dyrektor KIS wydał rozstrzygnięcia prowadzące do dwóch różnych wniosków.

Warto przy tym zrozumieć, o co w praktyce toczy się gra. Po skutecznej naprawie koszt i tak zostanie rozliczony, więc spór nie dotyczy samego prawa do kosztu, lecz jego przesunięcia w czasie.

Jeżeli organ uzna, że koszt należy przenieść na rok ponownego przelewu, spółka musi skorygować CIT-8 za wcześniejszy okres i dopłacić podatek wraz z odsetkami za zwłokę, liczonymi od pierwotnego terminu płatności. Koszt odzyska dopiero w bieżącym rozliczeniu, ale odsetek już nie. Przy błędach sprzed kilku lat i dużych kwotach to właśnie odsetki, a nie sam koszt, stanowią realne obciążenie.

Dodatkowe ryzyko pojawia się, gdy stawka CIT w obu latach była różna, na przykład po utracie statusu małego podatnika.

Wniosek korzystny: koszt zostaje w pierwotnym roku

W interpretacji z 30 czerwca 2026 r. (0111-KDIB2-1.4010.288.2026.1.ED) spółka w 2024 r. przez pomyłkę opłaciła faktury za usługi na prywatny rachunek kontrahentki, którego nie było w wykazie, choć jej rachunek firmowy na białej liście istniał. W maju 2026 r. kontrahentka zwróciła środki, a spółka zapłaciła ponownie na rachunek firmowy. Organ uznał, że spółka zachowuje prawo do kosztów, i zaakceptował jej stanowisko, że wydatki mogą pozostać w kosztach za 2024 r., bez korekty zeznania.

Jeszcze wyraźniej wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z 13 grudnia 2023 r. (0114-KDIP2-2.4010.564.2023.3.RK). Spółka płaciła w latach 2020–2021 na rachunek spoza wykazu, a błąd wykryła w 2023 r. Zapytała wprost, czy może pozostawić koszty w latach 2020–2021 i nie korygować zeznań, mimo że ponowna zapłata nastąpi w 2023 lub 2024 r. Organ uznał jej stanowisko za prawidłowe, i to w sprawie dotyczącej kosztów bezpośrednic

Wniosek niekorzystny: koszt dopiero w roku naprawczej płatności

W interpretacji z 28 sierpnia 2026 r. (0111-KDIB1-2.4010.386.2026.1.ANK) spółka zapłaciła za pojazd na rachunek sprzedawcy spoza wykazu i rozliczyła koszt w CIT-8 za 2025 r. Po zwrocie środków i ponownym przelewie w kwietniu 2026 r. organ uznał, że koszt można rozpoznać dopiero w 2026 r. Oznacza to korektę CIT-8 za 2025 r. i dopłatę podatku z odsetkami. Podobnie organ rozstrzygał wcześniej w interpretacjach z 21 lutego 2024 r. (0111-KDIB1-1.4010.7.2024.1.MF), i 20 stycznia 2025 r. (0111-KDIB2-1.4010.663.2024.1.ED).

Nasza ocena

Naszym zdaniem istotne argumenty przemawiają za linią korzystną dla podatników. Art. 15d określa przede wszystkim, czy wydatek może być kosztem, natomiast moment jego potrącenia wynika z ogólnych zasad z art. 15 ust. 4–4e ustawy o CIT, które nie są powiązane z datą zapłaty. Skoro pierwotna płatność zostaje anulowana, a należność uregulowana prawidłowo, można bronić stanowiska, że koszt powinien pozostać w pierwotnym okresie.

Nie można jednak pominąć stanowiska przeciwnego, które organ wywodzi z faktu, że przeszkoda w zaliczeniu wydatku do kosztów zostaje usunięta dopiero z chwilą ponownego przelewu. Wobec rozbieżnych rozstrzygnięć w podobnych stanach faktycznych bezpieczniej jest, przy istotnych kwotach, potwierdzić moment rozliczenia kosztu we własnej interpretacji indywidualnej.

Co na to sądy administracyjne?

Nie ma dziś utrwalonej linii orzeczniczej NSA, która rozstrzygałaby wprost, w którym roku rozliczyć koszt po ponownej płatności. Sądy wypowiadały się natomiast o samym art. 15d. NSA w sprawie II FSK 890/21 wskazał, że celem przepisu jest uszczelnienie obrotu i przeciwdziałanie praniu pieniędzy, a obowiązek płatności przez rachunek nie narusza zasady proporcjonalności. Sama dobra wiara podatnika nie wystarczy więc do uniknięcia sankcji, dlatego tak ważna jest skuteczna naprawa.

Jak uniknąć problemu na przyszłość?

Najtańsza naprawa to ta, której nie trzeba przeprowadzać. Art. 15d ust. 4 ustawy o CIT wyłącza sankcję także wtedy, gdy podatnik złoży zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu skarbowego właściwego dla siebie, albo gdy zapłaci w mechanizmie podzielonej płatności, także dobrowolnie.

Warto też wdrożyć procedurę weryfikacji numerów rachunków w dniu każdego przelewu powyżej 15 000 zł, najlepiej zautomatyzowaną w systemie bankowym lub ERP.

FAQ: rachunek spoza białej listy i koszty w CIT

Czy błąd przy przelewie na rachunek spoza białej listy można naprawić?

Tak. Kontrahent zwraca środki, a spółka płaci ponownie na rachunek z wykazu.

Co, jeśli kontrahent nie chce zwrócić pieniędzy?

Wtedy naprawa w tej formie nie jest możliwa i sankcja pozostaje.

Czy mogę naprawić błąd po otrzymaniu wezwania z urzędu?

Tak. W praktyce organy najczęściej weryfikują takie płatności w ramach czynności sprawdzających, które nie ograniczają prawa do korekty deklaracji. Inaczej jest po wszczęciu kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, bo wtedy prawo do korekty jest zawieszone. Dlatego warto działać jak najwcześniej.

Czy po naprawie trzeba korygować CIT-8?

To kwestia sporna, a interpretacje Dyrektora KIS nie są jednolite. W części rozstrzygnięć, np. z 13 grudnia 2023 r. (0114-KDIP2-2.4010.564.2023.3.RK) i z 30 czerwca 2026 r. (0111-KDIB2-1.4010.288.2026.1.ED), organ zaakceptował pozostawienie kosztu w pierwotnym roku, bez korekty zeznania.

W innych, np. z 28 sierpnia 2026 r. (0111-KDIB1-2.4010.386.2026.1.ANK), uznał, że koszt można rozliczyć dopiero w roku ponownego przelewu, co oznacza konieczność korekty CIT-8 za wcześniejszy okres. Przy istotnych kwotach warto więc potwierdzić prawidłowe podejście we własnej interpretacji indywidualnej.

Jeżeli masz pytania dotyczące płatności na rachunek spoza białej listy lub otrzymałeś wezwanie z urzędu w tej sprawie, zapraszamy do kontaktu. Chętnie przeanalizujemy Państwa sytuację i wskażemy możliwe rozwiązania.