OWU w B2B — dlaczego sama faktura i zamówienie mailowe nie wystarczą?

Czym są OWU w relacjach B2B?

OWU to wzorzec umowny, czyli zestaw zasad przygotowanych przez jedną stronę i stosowanych przy wielu transakcjach. W praktyce mogą występować pod różnymi nazwami: ogólne warunki umów, ogólne warunki sprzedaży, warunki świadczenia usług, warunki dostawy, regulamin współpracy B2B, czy też warunki realizacji zamówień.

Zgodnie z przepisami wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy lub regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy. To oznacza, że samo posiadanie OWU na stronie internetowej może nie wystarczyć, jeżeli przedsiębiorca nie potrafi wykazać, że kontrahent miał realną możliwość zapoznania się z nimi przed zawarciem umowy.

W relacjach B2B OWU są szczególnie przydatne tam, gdzie firma regularnie sprzedaje towary, montuje urządzenia, świadczy usługi techniczne, wykonuje instalacje, dostarcza komponenty, realizuje produkcję na zamówienie albo obsługuje stałych klientów biznesowych.

Dlaczego sama faktura nie wystarczy?

Faktura jest przede wszystkim dokumentem rozliczeniowym. Może potwierdzać wykonanie sprzedaży lub usługi, ale zazwyczaj nie reguluje szczegółowych zasad współpracy. Na fakturze zwykle nie ma miejsca na postanowienia dotyczące odbioru prac, odpowiedzialności za opóźnienia, zasad reklamacji, usług dodatkowych zastrzeżenia własności rzeczy albo momentu przejścia ryzyka.

Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy między stronami dochodzi do sporu. Przedsiębiorca może wtedy usłyszeć od kontrahenta: „nie umawialiśmy się na takie zasady”, „nie zaakceptowałem tych warunków”, „nie wiedziałem, że ryzyko przechodzi na mnie przy odbiorze od przewoźnika” albo „nie zgadzam się na dodatkowe koszty, bo nie było ich w ofercie”.

Faktura wystawiona po realizacji zamówienia zwykle pojawia się za późno, aby skutecznie wprowadzać do umowy kluczowe warunki. Jeżeli przedsiębiorca chce zabezpieczyć swoje interesy, najważniejsze zasady powinny być znane kontrahentowi przed zawarciem umowy, a nie dopiero po wykonaniu dostawy lub usługi.

Dlaczego samo zamówienie mailowe też bywa niewystarczające?

W Polsce biznes, w szczególności w mikro i małych przedsiębiorstwach opiera się na zamówieniach mailowych.

Kontrahent pisze: „akceptuję ofertę”, „proszę realizować”, „zamawiam 20 sztuk” albo „potwierdzam termin montażu”. Taka korespondencja co do zasady prowadzi prowadzić do zawarcia umowy, ale często obejmuje tylko podstawowe elementy: przedmiot, cenę, ilość i termin, a w pozostałym zakresie stosuje się wówczas przepisy Kodeksu cywilnego.

Kodeks cywilny przewiduje, że oświadczenie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. W obrocie B2B znaczenie mogą mieć również zasady dotyczące przyjęcia oferty z zastrzeżeniami, a czasem także dorozumiane zawarcie umowy przez przystąpienie do jej wykonania.

W praktyce oznacza to, że nawet jeden mail może wystarczyć do zawarcia umowy, ale niekoniecznie wystarczą do dobrego zabezpieczenia przedsiębiorcy. Mail często nie odpowiada na pytania, które stają się istotne dopiero przy problemie: kto odpowiada za nieprzygotowane miejsce montażu, co w razie odmowy odbioru, czy klient może wstrzymać całą płatność z powodu drobnej usterki, kto ponosi koszty magazynowania towaru albo czy wykonawca może przesunąć termin, jeżeli klient nie zapewnił dostępu do obiektu, czy mogę żądać zwrotu rzeczy jak klient nie zapłacił za towar.

Co powinny regulować OWU w B2B?

Zabezpieczające usługodawcę / sprzedawcę OWU nie powinny być przypadkowym dokumentem skopiowanym z Internetu. Powinny odpowiadać na realne problemy danej firmy.

Innych postanowień potrzebuje hurtownia sprzedająca komponenty, innych producent wykonujący rzeczy na zamówienie, a jeszcze innych firma montująca urządzenia u klienta.

W przypadku firm sprzedażowych, usługowych i montażowych szczególnie ważne są następujące obszary:

1. Zasady składania i przyjmowania zamówień

OWU powinny określać, kiedy oferta wiąże przedsiębiorcę, jak długo jest ważna, kiedy dochodzi do zawarcia umowy, czy zamówienie wymaga potwierdzenia oraz czy rozpoczęcie realizacji oznacza przyjęcie zamówienia. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy rozmowy handlowe prowadzone są mailowo, telefonicznie albo przez komunikatory.

2. Zakres świadczenia

W B2B częstym źródłem sporu jest rozbieżność między tym, co było w ofercie, a tym, czego klient oczekuje „przy okazji”. OWU mogą wskazywać, że wykonawca realizuje wyłącznie zakres wskazany w ofercie lub potwierdzeniu zamówienia, a wszelkie prace dodatkowe wymagają odrębnej wyceny.

To szczególnie istotne przy montażu, instalacjach, wdrożeniach, serwisie, pracach technicznych i produkcji na zamówienie.

3. Zastrzeżenie własności rzeczy do czasu zapłaty

Przy sprzedaży rzeczy ruchomych warto rozważyć klauzulę zastrzeżenia własności. Kodeks cywilny przewiduje, że sprzedawca może zastrzec własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do uiszczenia ceny. To istotne dla firm, które wydają towar przed otrzymaniem pełnej płatności, na przykład sprzedają maszyny, urządzenia, materiały, wyposażenie, komponenty lub produkty montowane później u klienta.

4. Warunki płatności

   
   

OWU mogą regulować zaliczki, przedpłaty, płatności etapowe, terminy zapłaty, prawo wstrzymania realizacji przy opóźnieniu w płatności, odsetki, koszty windykacji oraz konsekwencje braku zapłaty. Dla wielu przedsiębiorców to jeden z najważniejszych elementów dokumentu.

5. Przejście ryzyka uszkodzenia lub utraty rzeczy

W sprzedaży B2B trzeba odróżnić własność rzeczy od ryzyka jej przypadkowej utraty lub uszkodzenia. Zgodnie z przepisami z chwilą wydania rzeczy sprzedanej na kupującego przechodzą korzyści i ciężary związane z rzeczą oraz ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia, chyba że strony ustaliły inaczej.

OWU mogą doprecyzować, kiedy dochodzi do wydania rzeczy: przy odbiorze osobistym, przekazaniu przewoźnikowi, dostarczeniu pod adres, rozładunku albo podpisaniu dokumentu WZ. To bardzo ważne przy dostawach, transporcie i sprzedaży z montażem.

6. Przygotowanie miejsca montażu

Dla firm montażowych kluczowe jest określenie obowiązków klienta przed przyjazdem ekipy. OWU mogą przewidywać, że klient ma zapewnić dostęp do obiektu, możliwość dojazdu, zgodność miejsca montażu z dokumentacją, odpowiednie warunki techniczne, zasilanie, bezpieczeństwo pracy oraz obecność osoby uprawnionej do odbioru.

Jeżeli klient nie przygotuje miejsca montażu, OWU powinny określać skutki: zmianę terminu, dodatkowe koszty, opłatę za bezskuteczny przyjazd albo przesunięcie odpowiedzialności za opóźnienie.

7. Odpowiedzialność oraz rękojmia i gwarancja

W relacjach B2B przedsiębiorca ma większą swobodę w kształtowaniu zasad odpowiedzialności niż w umowach z konsumentami. Dlatego w OWU warto uregulować nie tylko procedurę reklamacyjną, ale także zakres odpowiedzialności sprzedawcy lub wykonawcy.

W praktyce OWU mogą przewidywać m.in. ograniczenie odpowiedzialności do określonej kwoty, na przykład do wartości wynagrodzenia za dane zamówienie, wyłączenie odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, przestoje w działalności kontrahenta, błędne dane przekazane przez klienta, nieprawidłowe użytkowanie rzeczy, ingerencję osób trzecich albo brak wymaganej konserwacji.

W przypadku sprzedaży B2B możliwe jest również ograniczenie albo nawet wyłączenie rękojmi za wady, o ile strony skutecznie wprowadzą takie postanowienie do umowy. Ma to szczególne znaczenie przy sprzedaży urządzeń, maszyn, komponentów, materiałów albo rzeczy montowanych później u klienta. Jeżeli przedsiębiorca chce ograniczyć rękojmię, powinien zrobić to wyraźnie w OWU, a same OWU powinny zostać doręczone kontrahentowi przed zawarciem umowy.

Dobrze przygotowane OWU powinny jasno rozróżniać trzy kwestie: odpowiedzialność kontraktową, rękojmię za wady oraz gwarancję (jeżeli przedsiębiorca chcę jej udzielać)..

Przykład: firma montująca urządzenia u klienta

Załóżmy, że firma sprzedaje i montuje urządzenia techniczne w lokalach klientów biznesowych. Klient akceptuje ofertę mailowo, a następnie w dniu montażu okazuje się, że miejsce nie jest przygotowane: nie ma dostępu do pomieszczenia, instalacja elektryczna nie spełnia wymagań, a osoba decyzyjna jest nieobecna.

Bez OWU przedsiębiorca może mieć problem z wykazaniem, że dodatkowy przyjazd ekipy powinien być płatny albo że termin realizacji ulega przesunięciu z winy klienta. Dobrze przygotowane OWU mogą natomiast przewidywać, że brak gotowości miejsca montażu skutkuje zmianą terminu i naliczeniem kosztów dodatkowych.

Przykład: sprzedawca wydaje towar przed zapłatą

Wyobraźmy sobie sytuację, w której sprzedawca B2B dostarcza klientowi drogi towar z odroczonym terminem płatności, na przykład 30 dni. Klient odbiera towar, ale po upływie terminu nie reguluje należności.

Jeżeli w umowie albo OWU nie przewidziano zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej, sytuacja sprzedawcy może być znacznie trudniejsza. Co do zasady klient, mimo braku zapłaty, mógł już stać się właścicielem dostarczonych rzeczy. W takim przypadku sprzedawcy pozostaje przede wszystkim dochodzenie roszczenia o zapłatę, a nie żądanie zwrotu wydanego towaru - który w przypadku zastrzeżenia własności pozostałby

W praktyce może to mieć duże znaczenie, zwłaszcza gdy kondycja finansowa klienta jest słaba. Spór o zapłatę może okazać się długotrwały, a nawet po uzyskaniu korzystnego wyroku egzekucja należności może być nieskuteczna.

Ryzyko to można ograniczyć przez wprowadzenie do umowy lub OWU klauzuli zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej. Taka klauzula przewiduje, że własność rzeczy przechodzi na kupującego dopiero po zapłacie ceny. Dzięki temu sprzedawca może wzmocnić swoją pozycję na wypadek braku płatności.

Jak skutecznie stosować OWU w B2B?

Najważniejsze jest to, aby OWU nie były tylko plikiem PDF ukrytym na stronie internetowej.

W praktyce warto:

1. załączać OWU do oferty lub potwierdzenia zamówienia,

2. wskazywać w treści oferty, że realizacja następuje na podstawie OWU,

3. zapewnić kontrahentowi możliwość zapoznania się z OWU przed zawarciem umowy,

4. archiwizować wersję OWU obowiązującą w dniu zawarcia umowy,

5. stosować osobne warunki dla różnych modeli działalności, jeżeli firma jednocześnie sprzedaje, montuje i serwisuje.

Wskaząć także należy, że nic nie stoi również na przeszkodzie, aby OWU stanowiły standardowy model współpracy stosowany przez przedsiębiorcę przy większości zamówień, a jednocześnie były modyfikowane w konkretnych przypadkach przez dokument bardziej szczegółowy.

W praktyce może to być umowa, oferta, potwierdzenie zamówienia, Szczegółowe Warunki Zamówienia, karta zamówienia albo inny dokument uzgodniony z kontrahentem. Takie rozwiązanie jest często bardzo praktyczne: OWU regulują powtarzalne zasady współpracy, takie jak płatności, reklamacje, odbiór, odpowiedzialność czy przejście ryzyka, natomiast dokument indywidualny określa elementy właściwe dla danego zlecenia, na przykład zakres prac, termin realizacji, cenę, harmonogram, miejsce montażu lub szczególne wymagania klienta.

Warto przy tym jasno wskazać hierarchię dokumentów, czyli określić, który dokument ma pierwszeństwo w razie rozbieżności.

Podsumowanie

Sama faktura i zamówienie mailowe mogą potwierdzać podstawowe elementy transakcji, ale zwykle nie wystarczają do kompleksowego zabezpieczenia przedsiębiorcy. W relacjach B2B szczególne znaczenie mają kwestie, które ujawniają się dopiero przy problemie: brak zapłaty, opóźnienie klienta, uszkodzenie towaru, odmowa odbioru, prace dodatkowe, reklamacje albo spór o zakres zamówienia.

Dobrze przygotowane OWU pomagają uporządkować współpracę, zmniejszyć liczbę nieporozumień i wzmocnić pozycję przedsiębiorcy w razie sporu. Dla firm sprzedających, montujących lub świadczących usługi techniczne OWU nie są formalnością, są jednym z podstawowych narzędzi zarządzania ryzykiem kontraktowym.